KPN wants to adhere to all applicable laws and regulations, including anti-corruption laws. In addition, social and ethical norms and values play an important role in our daily decision making. We do everything possible to maintain our customers’ trust and confidence and to prevent corruption.

Our way of working

The KPN Code of Conduct describes how we work in an open, transparent, honest and socially responsible way to ensure the success of the organization and everyone within it. The KPN Code of Conduct is divided into four subcodes that describes and stimulates how to deal with customers, shareholders, business associates, competitors, each other and society in the broadest sense. Some subcodes further implement statutory regulations, such as competition laws and anti-bribery and corruption laws. Other subcodes detail how we safely and fairly deal with communication, information and company assets.

Internal reporting procedures

KPN encourages its employees to immediately report any suspicion of non-compliance with the KPN Code of Conduct through one of the internal reporting channels. Potential incidents can be reported 24/7 by calling the Helpdesk Security, Compliance and Integrity or contacting the Helpdesk by email. Employees can also always contact specially appointed ombudsmen and, of course, talk to their manager.

Following a report, an expert from the KPN Security team and/or the KPN Compliance, Privacy & Ethics team investigates the potential violation. The outcome of the investigation may lead to a disciplinary action, as laid down in the KPN Collective Labor Agreement (“CAO”). The severity of the disciplinary action is determined by the nature and circumstances of the incident, and may include termination of employment. If necessary, KPN takes additional measures to prevent a similar incident in the future.

Reporting misconduct and inappropriate behaviour

Honesty, transparency and integrity are very important to KPN, both in the way in which we do business as in the way we treat people inside and outside KPN. We trust our employees and others who work for KPN to achieve this. We want everyone at KPN to feel appreciated, safe, and to be treated fairly and with respect. Everyone should feel that they can speak in all openness and honesty and can voice their concerns.

KPN wants to make sure that everyone feels free to report (suspicions of) misconduct and inappropriate behaviour. For direct employees and workers in the value chain it is important they can do this without the fear of being disloyal to colleagues or KPN, and without the fear to become victim of intimidation, retaliation or any other disadvantage. Reporting persons will be protected by KPN against any form of detriment in accordance with the Reporting Procedure.

All reports of (suspicions of) misconduct and inappropriate behaviour will be looked at by KPN and appropriate action will be taken. KPN is committed to investigate business conduct (including corruption or bribery) incidents promptly, independently and objectively.

The ‘Reporting Procedure (suspicions of) misconduct and inappropriate behaviour KPN’ can be found at the bottom of this page.

Employee reporting

Employees can report their concerns internally via the Helpdesk Security, Compliance & Integrity, via the anonymous SpeakUp Line, by sending a letter to the Chairman of the Supervisory Board and, on request, in a personal conversation. External reporting can be done with a competent authority appointed by the Dutch authorities. Futher details of the various options can be obtained from the KPN Intranet TeamKPN on the page ‘Spreek je uit!’ and in the Reporting Procedure.

Third party and value chain worker reporting

Any and all third parties, including all value chain workers and suppliers, can report any (suspicions of) misconduct that they believe KPN should be aware of. Therefore, we have created a grievance mechanism, so called “SpeakUp Line”. This is an anonymous reporting portal which can be contacted 24/7 via a secure website. Third parties and value chain workers can speak up in their own language, free from the fear of retaliation or intimidation. The KPN SpeakUp Line is externally hosted and provided by an independent organization. When a report is made, it is sent directly to KPN, guaranteeing confidentiality and preventing their direct employer from knowing, thereby minimizing any potential threats. The investigation into the reports is performed under responsibility of the Chief Security Officer and the Chief Compliance & Privacy Officer of KPN.

In order to guarantee that our value chain workers have sufficient information and access to the grievance mechanism, we oblige our suppliers to provide this information to their workers.

The link to the Speak up Line is: https://www.speakupfeedback.eu/web/5wudre/ that can be accessed from any country with code 70231. The language options are: Dutch, English, Mandarin, Cantonese, French, Hindi, Urdu, Spanish.

Complaints or questions about KPN products and services

If it concerns a complaint or question about our products or services we request you to contact our servicedesk via Service (kpn.com).

Chief Compliance & Privacy Officer

Since 2005, KPN employs a Chief Compliance & Privacy Officer to support the organization in complying with laws and regulations. The Chief Compliance & Privacy Officer is responsible for the execution of the compliance and integrity program, focused on telecommunications and competition law, Financial supervision law (Wet financieel toezicht; Wft), privacy law, integrity and the KPN Code of Conduct. The Compliance, Privacy & Ethics team, part of the General Counsel Office, deals with compliance issues on a daily basis within KPN and periodically reports to the General Counsel, the Board of Management, the Audit Committee of the Supervisory Board and the ACM.

Gifts, hospitality and (political) donations

KPN does not make any political donations. We never solicit any form of gift, invitation, loan, financial advantage or any payment in cash or in kind, including donations to third parties and charitable causes. This rule is absolute; there is no room for discretion. Similarly, we never offer or accept personal gifts, including discounts, from business contacts.

Downloads

KPN wil zich altijd aan de geldende wet- en regelgeving houden. Daarnaast spelen maatschappelijke en ethische waarden en normen een belangrijke rol in onze dagelijkse besluitvorming. We stellen alles in het werk om het vertrouwen dat mensen in ons hebben waar te maken en corruptie tegen te gaan.

Zo werken wij

De KPN Bedrijfscode beschrijft hoe we op een open, integere en maatschappelijk verantwoorde manier (samen)werken en succesvol zijn. Verdeeld over vier deelcodes staat in de bedrijfscode toegelicht hoe we omgaan met onder meer klanten, aandeelhouders, zakelijke relaties, concurrenten, de maatschappij en met elkaar. Sommige deelcodes geven een nadere invulling aan wettelijke regels, zoals het mededingingsrecht en wetgeving omtrent omkoping. Andere deelcodes gaan dieper in op gedragsprincipes die zich richten op veilige en integere omgang met communicatie, informatie en bedrijfsmiddelen.

Interne meldmogelijkheden

KPN moedigt zijn medewerkers aan om vermoedens over het niet-naleven van de KPN Bedrijfscode direct te melden via een van de interne meldmogelijkheden. Mogelijke incidenten kunnen telefonisch en via email 24/7 bij de Helpdesk Security, Compliance en Integriteit gemeld worden. Ook kan de medewerker terecht bij speciaal aangestelde vertrouwenspersonen en uiteraard bij zijn of haar eigen manager.

Na een melding stelt een expert van het KPN Security team en/of het KPN Compliance, Privacy & Ethics team onderzoek in naar de mogelijke overtreding. De uitkomst van het onderzoek kan leiden tot een disciplinaire maatregel, zoals vastgelegd in de geldende KPN CAO. De uiteindelijke zwaarte van de maatregel wordt mede bepaald door de aard en omstandigheden van het incident, waarbij ontslag niet uitgesloten is. Waar nodig neemt KPN aanvullende maatregelen om een vergelijkbaar incident in de toekomst te voorkomen.

Melden van misstanden en ongewenste omgangsvormen

KPN hecht grote waarde aan eerlijkheid, transparantie en integriteit, zowel in de manier waarop we zaken doen als in de manier waarop we omgaan met mensen binnen en buiten KPN. We vertrouwen op onze medewerkers en andere mensen die voor KPN werken om dit te bereiken. We willen dat iedereen zich bij KPN gewaardeerd en veilig voelt, eerlijk en met respect wordt behandeld en het gevoel heeft dat men in alle open- en eerlijkheid kan spreken en zorgen kan uiten.

KPN wil ervoor zorgen dat iedereen zich vrij voelt om (vermoedens van) misstanden en ongewenste omgangsvormen te melden. Voor medewerkers en werknemers in de leveranciersketen, is het belangrijk dat dit kan zonder de angst niet loyaal te zijn aan collega’s of KPN, en zonder angst slachtoffer te worden van intimidatie, vergelding of enige andere benadeling. Personen die een melding doen, zullen beschermd worden tegen benadeling zoals beschreven in de Meldprocedure.

KPN zal alle meldingen van (vermoedens van) misstanden en ongewenste omgangsvormen beoordelen en passende actie ondernemen. KPN onderzoekt incidenten op het gebied van zakelijk gedrag (inclusief corruptie of omkoping) onmiddellijk, onafhankelijk en objectief.

De ‘Meldprocedure (Vermoedens van) Misstanden en Ongewenste Omgangsvormen KPN’ is onderaan deze pagina te vinden.

Melden door medewerkers

Medewerkers kunnen hun zorgen intern melden via de Helpdesk Security, Compliance & Integriteit, via de anonieme SpeakUp Line, door een brief te sturen aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen en, op verzoek, in een persoonlijk gesprek. Extern melden kan bij een door de Nederlandse overheid aangewezen bevoegde autoriteit. Verdere details van de verschillende opties zijn terug te vinden op de pagina ‘Spreek je uit!’ op KPN intranet TeamKPN en in de Meldprocedure.

Melden door derde partijen en werknemers in de leveranciersketen

Derde partijen, inclusief werknemers in de leveranciersketen en leveranciers, kunnen een melding maken van alle (vermoedens van) misstanden waarvan zij menen dat KPN op de hoogte moet zijn. Daarom hebben we een meldmogelijkheid ingericht, de zogenaamde “SpeakUp Line”. Dit is een anoniem meldportaal dat 24/7 bereikbaar is via een beveiligde website. Derde partijen en medewerkers in de leveranciersketen kunnen zich uitspreken in hun eigen taal, zonder angst voor benadeling of intimidatie.

De KPN SpeakUp Line wordt extern gehost en beschikbaar gesteld door een onafhankelijke organisatie. Als er een melding is gedaan, wordt deze direct naar KPN gestuurd zonder dat de direct werkgever ervan weet, zodat vertrouwelijkheid gewaarborgd is potentiële bedreigingen tot een minimum worden beperkt. Het onderzoek naar de meldingen wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de Chief Security Officer en de Chief Compliance & Privacy Officer van KPN.

Om te garanderen dat onze werknemers in de leveranciersketen voldoende informatie hebben over en toegang tot de meldmogelijkheid, verplichten we onze leveranciers om deze informatie aan hun werknemers ter beschikking te stellen.

De link naar de SpeakUp Line is https://www.speakupfeedback.eu/web/5wudre/ en deze kan vanuit elk land worden bezocht met code 70231. De volgende talen worden ondersteund: Nederlands, Engels, Mandarijn, Kantonees, Frans, Hindi, Urdu en Spaans.

Klachten of vragen over KPN producten en diensten

Betreft het een klacht of vraag over onze producten of diensten, neem dan contact op met onze servicedesk via Service (kpn.com).

Chief Compliance & Privacy Officer

Sinds 2005 heeft KPN een Chief Compliance & Privacy Officer, die de organisatie ondersteunt bij de naleving van de wet- en regelgeving. Daar ligt de verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van het compliance- en integriteitsprogramma, in het bijzonder op het gebied van het telecommunicatie- en mededingingsrecht, de Wet op het financiële toezicht (Wft), het privacyrecht, integriteit en de KPN Bedrijfscode. Het team Compliance, Privacy & Ethics binnen de stafafdeling General Counsel Office houdt zich dagelijks bezig met nalevingsaspecten binnen KPN en brengt periodiek verslag uit aan de Raad van Bestuur, het Audit Committee van de Raad van Commissarissen en de Autoriteit Consument en Markt.

Relatiegeschenken, uitnodigingen en (politieke) donaties

KPN doet geen politieke donaties. We vragen externen nooit impliciet of expliciet om relatiegeschenken, giften, uitnodigingen, leningen, donaties of (niet geldelijke) gunsten, ook niet ten bate van goede doelen. Iedere toespeling daartoe is ontoelaatbaar. Daarnaast ontvangen we geen privékortingen of –voordelen van een zakelijke relatie en bieden deze niet aan.

Downloads